eFatura kullanım yöntemi olarak 3 gruba ayrılır, GIB Portal, Özel Entegrasyon ve Özel entegratörlük. eFatura Başvurusu Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden mali mühür veya e-imza aracılığı ile yapılmaktadır. Başvuru yaparken şirket unvanı, vergi numarası veya T.C. Kimlik numarası, vergi dairesi, şirketin kanuni adresi ve başvuruyu yapan kişinin T.C. Kimlik numarası, ad soyad, telefon ve e-posta bilgileri ile tamamlanır. Kısaca türlerden bahsetmek gerekirse GIB Portal herhangi bir entegratör veya özel entegrasyon kullanılmadığı aşamada Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz sunulan bir portaldir. Özel entegrasyon herhangi bir özel entegratör kullanmak istemeyen ve yazılımsal süreçlerini kendinizin yönettiği bir bağlantı türüdür. Özel entegratörlük ise GIB tarafından yetki verilmiş ve GIB Özel Entegratörlük listesinde yayınlanan herhangi bir entegtör ile anlaşarak onların sunduğu panel ve imkanlar ile e-belgelerinizi gönderebileceğiniz yöntemdir. Bu seçimler arasında en mantıklı yaklaşım entegratörlük portali olacaktır. GIB Portal kullanmanız durumunda imzalama işlemi için sürekli mali mühür veya e-imzanız yanınızda olmalı ve eski bilgisayarlarda çalışacak yapıda bir sistemdir. Özel entegrasyon ise sizin tüm süreçleri ve yazılımları geliştirip, kendinize ait bir yönetim ekranı üzerinde işlemleri yapmanızı gerektirir. Özel entegratörlük ise özel entegratörler tarafından geliştirilen portaller üzerinden belgelerinizi kolayca mali mühür veya e-imza gerekliliği olmadan işlem yapmanıza olanak sağlayan portallerdir.

eFatura ve eArşiv birbirinden ayrı belgelerdir. eFaturalar için durumlarını sorgulamak için kullanmış olduğunuz yönteme bağlı olarak portal üzerinden görüp sorgulayabilirsiniz. eArşiv içinde aynı durum geçerli fakat gerçek kişilere kesilmesi durumunda kişiler belgenin geçerliliğini kontrol etmesi için Gelir İdaresi Daire Başkanlığı tarafından geliştirilen eArşiv Belge sorgulama ekranından veya Özel entegratörlerin geliştirmiş olduğu sorgulama ekranlarından bu belgeleri belirli kriterlere göre sorgulayabilirsiniz. Genel olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sorgulamak belgenin resmi durumunuda yansıtır. Gelir İdaresi Başkalığı'nın geliştirmiş olduğu sorgulama ekranı için buraya tıklayınız. Sorgulamayı yapmak için Satın aldığınız kişinin Vergi Kimlik veya T.C. Kimlik Numarasını, belgeye ait 16 haneli fatura numarasını yine aynı şekilde belgeye ait toplam ödenecek tutar değerleri ile birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı'nın geliştirmiş olduğu site üzerinden sadece durumunu sorgulayabilirsiniz. Burada dikkat etmeniz gereken bir nokta e-arşiv belgeleri Gelir İdaresi Başkanlığı'na gün sonunda veya belirli periyotlarla bildirilmektedir. Bu işleme e-Arşiv Rapor durumu denilmekte. Rapor işlemi ertesi günü bulduğu durumlarda 2 gün boyunca kontrol edip aksi bir durum söz konusu olduğunda ise alıcı ile irtibata geçerek belgeyi teyit edebilirsiniz.

eFatura belgelerinde sorgulama işlemleri kullandığınız yönteme göre özelleştirme gösterebilir. Ama genel olarak eFatura belgeleri bir mükelleften diğer mükellefe iletilme süreci şu şekildedir; Gönderici yani eFaturayı düzenleyen taraf belgeyi zarflayarak Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletir. Gelir İdaresi Başkanlığı belirli kontroller yaparak zarfı alıcısına yani eFaturanın muhattabına gönderir. Alıcı gelen belgeyi kontrol ederek, şema /şematron kontrollerinden geçirerek Gelir İdaresi Başkanlığına yanıt gönderir aynı şekilde Gelir İdaresi Başkanlığıda yanıtı göndericiye ileterek işlemi tamamlar. Özetlemek gerekirse eFatura durumunu belgeyi düzenlemiş olduğunuz ekranlardan eFatura Zarf Durumu veya Durum isimli kolonlardan görebilirsiniz. eFatura'yı teyit etmek ve sorgulamak için açık bir yapı veya sistem bulunmamaktadır. Sistemler kendi içlerinde iletişim kurarak bu yapıyı yönetirler.

eFatura 5 yöntem ile iptal edilebilir. Bunlar; 
1. Yöntem eğer size gelen belge TicariFatura senaryosu ile geldi ve geliş tarihine göre 7 gün geçmediyse belgeye Red yanıtı gönderebilirsiniz. 
2. Yöntem belge TemelFatura olarak iletildiyse; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilen İptal Portali üzerinden iptal işlemi sağlayabilirsiniz. Buradaki iptal işleminin karşılıklı onaylanması gerekir aksi bir durumda belge iptal edilemez. 
3. Yöntemde ise iptal portaline erişme imkanınız yok ise kişiler birbirleri arasında KEP hesapları üzerinden belgeyi reddettikleri bir metin göndermesi durumunda belge iptal sayılabilir. 
4. Yöntemde ise noter üzerinden belge iptal edilebilir. 
5. Bu yöntemlerden hiç biri sizin için uymuyorsa karşı firmayla anlaşarak iade belgeside düzenleyebilirsiniz. eArşiv belgeler iptal süreci daha kolay ve pratiktir. İletilen belge için beyanname verilmediği sürece kullanmış olduğunuz portal üzerinden belgeyi iptal et seçeneği ile iptal işlemini gerçekleştirebilrsiniz.

eFatura Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 2005 yılında başlatılan bir projedir. Ticaret işiyle uğraşan firmaların aralarında muhasebesel durumlarını yönetmek için kullandığı kağıt faturaların yerine elektronik ortamlarda düzenlenen belgedir. eFatura kullanabilmek için kesen ve kesilen taraf Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından başvurusu tamamlanmış ve yine Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan Kayıtlı Kullanıcılar Listesinde bulunması gerekmektedir. Aksi taktirde o mükellefe eFatura belgesi düzenlenemez. Özetle eFatura bildiğimiz düzende koçanlardan oluşan kağıt faturaların elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden gönderimi sağlanan bir elektronik belge halleridir. Zaman, maliyet ve hız konusunda son derece pratiktir. Kargo maliyetinizi ortadan kaldırır, kaybolma riskini bitirir ve anından ulaşarak ticaretinizi hızlandırır.

eFatura belgesi düzenleyebilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından başvurunuzun onaylanıp Gelir İdaresi Başkanlığı'nın kayıtlı kullanıcılar listesinde unvan ve vergi kimlik numaranızın yayınlanması gerekir. eFatura kesmek için 3 yöntem mevcuttur. GIB Portal, Özel entegrasyon ve Özel entegratörlük. GIB Portal; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilmiş ve düşük sayıda belge ile işlem yapan mükellefler için uygun bir eFatura düzenleme/kesim aracıdır. Özel entegrasyon; Kendinze ait portal, ERP veya muhasebe programınızı Gelir İdaresi Başkanlığı ile haberleşir hale getirip eFatura kesebileceğiniz/düzenleyebileceğiniz bir yöntemdir. Özel Entegratörlük; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından eFatura belgesi düzenletebilir uyumluluğu alan şirketlere verilen isimdir. Bu şirketler ile anlaşarak onların geliştirmiş olduğu portal veya programlar üzerinden eFaturalarınızı düzenlebilirsiniz. Bu seçenekler haricinde eFatura kesmeniz mümkün değildir. Ayrıca eFatura yanlızca eFatura mükellefi olan kişi veya kurumlara kesilebilir.

eFatura başvuru süreci ilk olarak mali mühür veya e-imza alarak başlamaktadır. Mali mühür veya e-imzanız olmadan eFatura başvurusu yapamazsınız. Mali mühür veya e-imzayı aldıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı'nın başvuru ekranında başvuru yapabilirsiniz. Burada sizden istenecek bilgiler başvuru yapacak firmanın vergi kimlik veya T.C. kimlik numarası, ticari unvanı veya adı soyadı, şirketin kanuni adresi, şirketin kanuni iletişim bilgileri, başvuru yapan kişini T.C. Kimlik numarası, adı soyadı, e-posta adresi, telefon numarası ve eFatura kullanım yöntemi bilgileridir. Bu bilgiler ile başvuru yaparak anında eFatura mükellefi olabilirsiniz. Bu süreci bitirdikten sonra seçmiş olduğunuz kullanım türüne göre işlemler yapmanız gerekebilir. GIB Portal seçtiyseniz herhangi bir işlem yapmanız gerek yok. Özel entegrasyon seçmeniz durumunda GIB ile haberleşebilen bir program veya portale ihtiyacınız olacaktır. Özel entegratörlük seçeneğinde ise özel entegratör başvurusu yapmanız gerekir.

eFaturası olmayan firmalar için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğleri takip ederek eFatura mükellefi olup olmama zorunluğunu teyit etmesi gerekir. eFatura mükellefi olma zorunluluğu bulunup geçmeyen firmalara kestiği her kağıt belge için usulsüzlük cezası uygulanmaktadır. eFatura mükellefi zorunluluğunuzu muhasebeciniz tarafından öğrenebilirsiniz. Ayrıca bizimle iletişime geçerekde zorunluluğunuz olup olmadığını öğrenebilirsiniz veya eFatura Mükellefi Olmak Zorundamıyım ? isimli sayfamızdan zorunluluğunuzu kontrol edebilirsiniz.

eFaturanın sayılması oldukça fazla avantajları mevcuttur. Kısaca bahsetmek gerekirse eFatura mükellefi olmak sizi koçan ve bu koçanları bastırma maliyetinden kurtarır. Kesmiş olduğunuz belgeleri özellikle kendi şehriniz dışında gönderim zorunluluğunuz varsa 30 - 40 TL olan kargo maliyetinizi kuruşlar seviyesine indirebilir. Ayrıca kargoda yaşanacak aksama, kaybolma, yırtılma ve yıpranma gibi riskleri ortadan kaldırır. Ulaşıp ulaşmadığı durumlarda ise geri iade gönderme işlemleri ise çok kolaydır. Düzenlemiş olduğunuz portal üzerinden durumunu takip edebilir, iadesini oluşturabilir veya faturayı kabul etmeyebilirsiniz. Hızı sayesinde hızlı tahsilat yaparak ticaretinize hız katabilirsiniz.